Ile mamy czasu na wystawienie faktury?

W jaki sposób jest ustalany termin wystawiania faktury?

Termin na wystawienie faktury za transakcję jest ściśle określony przez ustawę o podatku od towarów i usług, a dokładniej przez zawarty w niej art. 106i, który dotyczy zarówno faktur VAT, jak i faktur zaliczkowych, wystawianych na żądanie osoby, która nie prowadzi żadnej działalności gospodarczej. Zawarte są w niej wszelkie niezbędne informacje na temat terminów i innych ważnych kwestii odnośnie fakturowania.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorca, który sprzedał daną usługę lub towar, jest zobligowany do tego, aby wystawić fakturę za tę transakcję do 15 dnia kolejnego miesiąca względem tego, w którym nastąpiło zawarcie danej transakcji między dwoma stronami. W praktyce oznacza to, że jeśli np. 4 maja dojdzie do sprzedaży pewnego towaru lub usługi, to przedsiębiorca ma czas do 15 czerwca na wystawienie faktury za tą transakcję. Prawo dopuszcza również sporządzenie faktury zbiorczej, która będzie zawierać wszystkie transakcje zrealizowane dla danego kontrahenta na przestrzeni jednego miesiąca.

Istnieją także pewne wyjątki od tej reguły. Okres fakturowania może się wydłużyć:

• Do dnia upływu płatności — w przypadku „mediów”, czyli energii elektrycznej, cieplnej, gazu, a także dzierżawy, leasingu, usług telekomunikacyjnych itp.
• Do 7 dni od dnia zwrotu opakowania, określonego w umowie.
• Do 30 dni od dnia realizacji usługi – usługi budowlane i budowlano-montażowe.
• Do 60 dni od dnia wydania towaru – dostawy książek drukowanych.
• Do 90 dni od dnia realizacji czynności, obejmujących wydruk książek.

Fakturę można również wystawić 30 dni przed dostarczeniem danego towaru bądź usługi, otrzymaniem towaru lub wykonaniem części bądź całości usługi. 

Czym grozi przekroczenie terminu wystawienia faktury?

Niedotrzymywanie terminów wystawienia faktury za transakcję, wbrew pozorom jest dość częstą sytuacją. Mimo tego, że takie błędy nie powinny mieć miejsca, to czasami np. z roztargnienia lub popełnienia jakichś błędów, podatnik nie zaksięguje wystawionej faktury w określonym terminie. Gdy do takiej sytuacji dojdzie, musi się on liczyć z poniesieniem pewnych konsekwencji.

Zgodnie z art. 54 kks „Podatnik, który uchylając się od opodatkowania, nie ujawnia właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania, lub nie składa deklaracji, przez co naraża podatek na uszczuplenie, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie”. Natomiast w sytuacji, gdy dany podatnik nie wystawi faktury w określonym terminie, ale uwzględni ją w deklaracji i rozliczy podatek należny z tytułu tej transakcji, to będzie go dotyczył art. 62 § 1 kks, który mówi, że „Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych”.

Jak termin wystawienia faktury wpływa na termin dokonania płatności?

Termin płatności za daną fakturę jest mocno powiązany z terminem jej wystawienia. Dzieje się tak z tego powodu, że termin, w jakim dana osoba zobowiązana jest do uregulowania płatności, zależny jest od tego, w jakim czasie dostała ona wezwanie do zapłaty, czyli fakturę za daną transakcję. Z tego względu im szybciej wystawimy fakturę, tym szybciej będziemy mogli oczekiwać zapłaty za sprzedaż towaru lub usługi.

Aby ten proces przebiegał sprawnie i szybko, warto wykorzystywać w tym celu prosty program do faktur. Tego typu oprogramowanie znacząco ułatwia i przyspiesza pracę, a także pozwala dużo efektywniej i bezpieczniej zarządzać wystawionymi fakturami i pilnować terminów.