Kolejny krok w kierunku poprawy Urzędu Miejskiego

Na zlecenie wodzisławskiego samorządu audyt prowadziła katowicka firma konsultingowa Grupa Gumułka. Jej wiceprezes Jarosław Piotrowski zaznacza, że wyniki audytu potwierdziły wiele mocnych stron urzędu. - To na pewno jasność działań i nastawienie na klienta, który zastąpił dotychczasowego petenta. To zmiana, która obrazuje zmianę postaw pracowników urzędu. Docenić trzeba też brak istotnych przerostów w zatrudnieniu oraz podejmowanie przez władze miasta niełatwych decyzji, jak choćby włączenie w struktury urzędu Straży Miejskiej. Wszystko to sprawia, że jednostka nie stoi w miejscu, ale wychodzi naprzeciw dynamicznie zmieniającemu się otoczeniu.

W ramach audytu zbadano kompetencje, zakres obowiązków i jakość pracy wszystkich urzędników magistratu, zarówno kadry kierowniczej jak i szeregowych pracowników. - W efekcie uzyskaliśmy czytelną informację, którzy pracownicy są maksymalnie obciążeni pracą, a którym zakres zadań można jeszcze znacząco poszerzyć. Dzięki audytowi wyselekcjonowaliśmy 24 najlepszych pracowników, dla których przygotujemy ścieżki pionowego i poziomego awansu – wylicza Mieczysław Kieca.

Audytorzy korzystali z różnych technik badawczych. Oprócz analizy dokumentów, indywidualnych rozmów z pracownikami i badania kwestionariuszowego, zastosowali również analizę porównawczą funkcjonowania i struktury urzędu w zestawieniu z urzędami z podobnych miast regionu. To ostatnie narzędzie dało np. odpowiedź, jak kształtuje się wskaźnik zatrudnienia w wodzisławskim urzędzie. Jest on niższy od średniej zatrudnienia ze wszystkich miast i wynosi 3,29 etatu na 1000 mieszkańców (średnia dla wszystkich porównywalnych miast wyniosła 3,48).

Ważną częścią rekomendacji audytorów jest wprowadzenie systemu motywacyjnego w urzędzie. - Będziemy dążyć do wprowadzenia badania satysfakcji klientów, narzędzia już dość powszechnego w sektorze firm, ale jeszcze stosunkowo mało rozpowszechnionego w samorządach – podkreśla prezydent Kieca. - Pracownicy zostaną objęci systemem motywowania płacowego, w zależności od zakresu zadań i efektów ich pracy. Jeśli będą się wyróżniać, będą mogli liczyć na awans, zgodnie z opracowaną wczesnej ścieżką awansu zawodowego i programem sukcesji na stanowiskach pracy.

Innym typem zaleceń pokontrolnych są te związane z jakością pracy i obsługi mieszkańców. W raporcie z audytu znalazły się sugestie dotyczące wygospodarowania w siedzibie urzędu pomieszczenia dla matek z dziećmi, a także do obsługi tych klientów, którzy nie chcą o swych problemach opowiadać przy innych. Audytorzy sugerują również wypracowanie metod zastępowania pracowników podczas ich przerw na posiłki. W ramach audytu zbadano również przegląd lokalowy oraz sposób gospodarowania mieniem . Ocenie poddano również funkcjonujące w urzędzie rozwiązania informatyczne.

W raporcie z audytu znalazło się ostatecznie kilkadziesiąt rekomendacji. Ich wdrażanie rozpocznie się już w styczniu. W pierwszych tygodniach Nowego Roku prezydent Mieczysław Kieca omówi wyniki badania z poszczególnymi naczelnikami i kierownikami. W ich efekcie do końca marca zostaną opracowane konkretne propozycje modyfikacji w funkcjonowaniu urzędu wraz z harmonogramem ich realizacji. - W czerwcu dokonamy pierwszego podsumowania efektów wprowadzanych zmian. Jeśli okaże się to niezbędne, wprowadzimy niezbędne korekty. Równolegle przez cały czas będziemy prowadzić szkolenia dla kadry kierowniczej z zarządzania zasobami ludzkimi – zapowiada prezydent.

Jak mówi Jarosław Piotrowski, samorządy coraz częściej korzystają z usług audytu personalnego. - Prezydenci i burmistrzowie zdają sobie sprawę, że w czasie spowolnienia gospodarczego i kłopotów finansowych samorządów warto starannie przeanalizować strukturę zatrudnienia i podjąć decyzję o niezbędnych zmianach organizacyjnych czy personalnych. Na wynikach audytu korzystają też sami pracownicy. Otrzymują obiektywne dane na temat swoich umiejętności i posiadanych kompetencji. Dowiadują się, w jakich dziedzinach powinni się dokształcić i szkolić. Dostają precyzyjne zakresy obowiązków – podkreśla Jarosław Piotrowski.

Urząd Miasta Wodzisław Śląski