Złóż ZAW-FA i wejdź płynnie w Krajowy System e-Faktur. Sprawdź kto powinien to zrobić jak najszybciej!

bowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:

od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.

Niemniej, już od 1 lutego wiele podmiotów potrzebuje dostępu do KSeF, żeby móc pobrać faktury wystawiane przez duże firmy i móc je wykorzystać w swoich rozliczeniach. Dotyczy to m.in. takich podmiotów jak:

- Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
- Spółki cywilne nie prowadzące działalności na podstawie umowy zawartej zgodnie z kodeksem cywilnym
- Spółki jawne
- Stowarzyszenia
- Gminne Samorządowe Jednostki Organizacyjne
- Powiatowe Samorządowe Jednostki Organizacyjne
- Samorządy Gospodarcze i Zawodowe niewpisane do KRS
- Wspólnoty mieszkaniowe
- Spółdzielnie
- Związki zawodowe
- Wspólnoty samorządowe
- Fundacje

Czym jest druk ZAW-FA?

Zawiadomienie ZAW-FA pozwala na wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF tzw. superadministratora. Nie jest to „deklaracja przejścia na e-faktury", tylko dokument, który pozwoli na uzyskanie pełnego dostępu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, a także nadawania dalszych uprawnień w KSeF. Składa się go do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Kogo dotyczy ZAW-FA?

Jeżeli podatnik nie jest osobą fizyczną i ma kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, może korzystać z KSeF na podstawie uprawnień właścicielskich bez zgłaszania ich w urzędzie. W pozostałych przypadkach, aby korzystać z KSeF, podatnik musi wskazać osobę fizyczną uprawnioną właśnie przez ZAW-FA.

Śląskie statystyki

Z danych śląskiej Krajowej Administracji Skarbowej wynika, że w śląskich urzędach skarbowych jak do tej pory formularz ZAW-FA złożyło prawie 38 tys. podmiotów czyli około jedna trzecia wszystkich spodziewanych zgłoszeń. Oznacza to, że zaledwie co trzecia organizacja w regionie jest przygotowana od strony formalnej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF.

Dlaczego ZAW-FA jest tak ważny?

Bez tego zgłoszenia organizacja może mieć problem z terminowym nadawaniem dalszych dostępów pracownikom lub biurom rachunkowym. Przypomnijmy – jak złożyć zawiadomienie. Formularz należy złożyć w formie papierowej do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego lub w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy e-urząd skarbowy.

Składanie formularza ZAW-FA przez e-urząd skarbowy

- Wypełnienie formularza
- Pobierz formularz ZAW-FA w formacie PDF z oficjalnej strony podatki.gov.pl - Formularze.
- Wypełnij formularz, podając wszystkie wymagane informacje, takie jak dane identyfikacyjne oraz informacje dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli jest to konieczne.
- Podpisanie formularza

Formularz ZAW-FA musi być podpisany elektronicznie (możesz użyć Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego).

Złożenie formularza przez e-Urząd Skarbowy

Zaloguj się do platformy e-Urząd Skarbowy.
Utwórz Pismo Ogólne do Urzędu Skarbowego, dołączając podpisany dokument jako załącznik.
Wyślij Pismo Ogólne z załącznikiem za pośrednictwem e-Urząd Skarbowy.

Nie czekaj na ostatnią chwilę – złóż zawiadomienie ZAW-FA wcześniej.

Więcej informacji znajdziesz na stronie Krajowy System e-Faktur (KSeF).