Składasz wniosek o stażowe? To warto wiedzieć

- Do wczoraj wpłynęło do ZUS 383 tys. wniosków o dodanie do stażu pracy okresów innych niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Do 3 lutego ZUS rozpatrzył 280 tys. wniosków i wydał blisko 630 tys. zaświadczeń, odmowę otrzymało 61,5 tys. osób – informuje Beata Kopczyńska, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie śląskim. 

Warto poznać zasady składania wniosków i kompletowania dokumentów po to, żeby nie niepokoić się, że nie dostaliśmy pozytywnej odpowiedzi z potwierdzeniem okresu stażu pracy. - Zgodnie z przepisami nie wydamy zaświadczenia, gdy nie ma u nas żadnych dokumentów potwierdzających czyjąś pracę, a tak jest w przypadku uczniów, czy studentów, którzy do 26 r. życia pracując na umowę zlecenia nie podlegają ubezpieczeniom społecznym ( emerytalnymi i rentowym) i nie są za nich odprowadzane składki do ZUS – wyjaśnia rzeczniczka. 

Nowe „stażowe” dla kogo?

Od 1 stycznia 2026 r. osoby zatrudnione mogą doliczyć do stażu pracy okresy inne niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Nowe przepisy mają zastosowanie: od 1 stycznia 2026 r. – do pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych a  od 1 maja 2026 r. – do pozostałych pracodawców.

- Stąd też na razie złożenie wniosku jest istotne zwłaszcza dla osób zatrudnionych w
jednostkach sektora finansów publicznych, ponieważ to w ich przypadku zaświadczenie będzie wiążące dla pracodawcy. Pracownicy pozostałych firm mogą poczekać, bo w ich przypadku pracodawca uwzględni zaświadczenie dopiero od 1 maja – tłumaczy Beata Kopczyńska.

Warto pamiętać też o tym, że ZUS będzie wydawał zaświadczenia tylko za część okresów, które wymienia Kodeks pracy. Są to okresy, kiedy wnioskodawca był objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi lub opłacał składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe oraz okresy, kiedy był zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego, ponieważ korzystał z tzw. ulgi na start.

Jak przebiega proces wydawania zaświadczenia? 

„Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” – USP można złożyć wyłącznie w postaci elektronicznej za pomocą konta w systemie teleinformatycznym Zakładu (eZUS). Na portalu eZUS w menu bocznym jest nowy kafelek, który prowadzi bezpośrednio do formularza wniosku USP. Dzięki temu znalezienie i złożenie właściwego wniosku jest wygodniejsze i szybsze.

Wniosek składany jest tylko elektronicznie i taką samą drogą klienci otrzymają zaświadczenie, decyzję oraz inne pisma w sprawie wydania zaświadczeń – czyli naprofil w eZUS. - Dokumenty te mogą zamiast własnoręcznego podpisu zawierać nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania. Taki podpis zawiera zaświadczenie wygenerowane w systemie teleinformatycznym ZUS – informuje rzeczniczka. 

Jak dodaje, ZUS wydaje także zaświadczenia przygotowane przez pracowników sygnowane: podpisem kwalifikowanym pracownika ZUS, pieczęcią ZUS albo pieczęcią oddziału ZUS. Obie formy zaświadczenia są równoprawne i prawidłowe.

Jeśli ubezpieczony ma pełnomocnika, który w jego imieniu działa na platformie eZUS, odpowiedź na wniosek USP najpierw trafia do pełnomocnika. Odpowiedź będzie widoczna dla ubezpieczonego na liście dokumentów odebranych, gdy odbierze ją pełnomocnik lub po 14 dniach (jeśli pełnomocnik jej w tym czasie nie odbierze).

Skąd wiem, że moje zaświadczenie jest już gotowe? 

Gdy odpowiedź na wniosek USP pojawi się na koncie w eZUS, ubezpieczony lub pełnomocnik jest o tym automatycznie poinformowany. Jeśli mają włączone powiadomienia, otrzymają informację SMS-em, e-mailem lub w aplikacji mobilnej mZUS – zgodnie z preferencjami ustawionymi w zakładce Ustawienia → Ustawienia subskrypcji. 
Jeśli osoba, która spodziewa się odpowiedzi na wniosek, nie ma takich ustawień, powinna regularnie logować się do eZUS i sprawdzać, czy decyzja lub zaświadczenie już tam czeka. ZUS zachęca więc do aktywowania powiadomień, aby na bieżąco otrzymywać informacje o nowych dokumentach.

Kiedy ZUS odmawia? 

ZUS odmawia wydania zaświadczenia, najczęściej jeśli:

• klient wskaże na wniosku okres wykonywania umowy zlecenia w czasie, gdy posiadał status ucznia lub studenta i nie skończył jeszcze 26 lat, więc nie podlegał ubezpieczeniom z tego tytułu,
• klient wskaże okres ubezpieczenia z tytułu umowy zlecenia lub działalności gospodarczej i na mocy odrębnych przepisów nie miał obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, ponieważ był w tym czasie objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami z innego tytułu. W decyzji odmownej ZUS podaje informację o okresie ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu wskazanego we wniosku,
• w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy i  wydanie zaświadczenia o opłaconych składkach na ubezpieczenie emerytalne i rentowe lub wypadkowe z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej jest niemożliwe,
• w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy albo ZUS ich nie  otrzymał i dlatego nie może wydać zaświadczenia o przebiegu ubezpieczeń z tytułu umowy zlecenia.

- Jasnym jest, że jeżeli na koncie naszego klienta nie będzie informacji o zgłoszeniu do ubezpieczeń w zakresie, w jakim Zakład wydaje zaświadczenie, to wtedy dostanie on decyzję z odmową wydania zaświadczenia. Jeśli klient posiada dokumenty, które potwierdzają wykonywanie danej aktywności zawodowej, może złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające i dołączyć do tego wniosku odpowiednie dokumenty – zachęca Beata Kopczyńska.

Wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wraz z dokumentami można złożyć elektronicznie – poprzez swoje konto w eZUS. Należy do tego wykorzystać wniosek ogólny POG, listownie – na adres najbliższej jednostki ZUS, osobiście – w dowolnej placówce ZUS.

Beata Kopczyńska, 
regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie śląskim