Drugi etap wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) służy do wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 kwietnia z KSeF korzystać będą wszyscy przedsiębiorcy, u których wartość sprzedaży w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł. Nie dotyczy to podatników, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. zł. brutto. Będą oni wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r. Obowiązek odbierania faktur w systemie wszedł w życie od 1 lutego 2026 r.

Przed nami II etap wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Bardzo nas cieszy, że już teraz duża grupa firm wystawia faktury w systemie dobrowolnie, mimo że nie mają takiego obowiązku. Obecnie jest to ponad 306 tys. firm. Do wdrożenia obowiązku zostało jeszcze kilka dni, dlatego zachęcamy do wcześniejszego zapoznania się z działaniem systemu – powiedział Marcin Łoboda, wiceminister finansów, szef Krajowej Administracji Skarbowej.

Krok w stronę cyfryzacji

KSeF niesie ze sobą realne korzyści dla przedsiębiorców. Przede wszystkim wszystkie faktury są dostępne zawsze w jednym miejscu, co realnie ułatwia pracę i ogranicza papierową dokumentację. System automatycznie archiwizuje faktury dzięki czemu codzienna praca staje się szybsza. KSeF pozwala na automatyzację procesów w firmach oraz jest krokiem w kierunku cyfryzacji obiegu faktur, a co za tym idzie zwiększa bezpieczeństwo obrotu gospodarczego oraz ogranicza ryzyko popełniania błędów.

KSeF wiąże się ze zmianą nawyków i procesów fakturowania. Zachęcamy, aby nie bać się i próbować korzystać z systemu. Bardzo szybko zauważą państwo, że KSeF to prawdziwe ułatwienie dla firm. Aby pomóc przedsiębiorcom przejść przez tę zmianę, za 2026 r. nie będzie kar za błędy w korzystaniu z systemu – dodał Sekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów.

Bezpłatne narzędzia MF

Z KSeF można korzystać za pomocą bezpłatnych aplikacji udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 zapewnia kompletny zestaw funkcji potrzebnych przedsiębiorcom w codziennej pracy. Umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur. Pozwala także wyszukiwać faktury oraz pobierać je w formatach XML lub PDF, a ponadto oferuje wygodną wizualizację i daje możliwość pobierania faktur PEF.

Ministerstwo Finansów udostępnia także bezpłatną Aplikację Mobilną KSeF 2.0. To praktyczne narzędzie pozwala zarządzać fakturami, prowadzić listę nabywców, utworzyć listę rachunków bankowych oraz stworzyć własną, firmową wizytówkę. Dzięki temu przedsiębiorcy mają dostęp do kluczowych funkcji KSeF niezależnie od tego, gdzie się znajdują.

Nasze narzędzia od początku powstawały we współpracy z przedsiębiorcami. Dziękujemy za wszystkie informacje i merytoryczne sugestie napływające z rynku – analizujemy je na bieżąco. Stanowią one dla nas cenną informację zwrotną i jednocześnie punkt wyjścia do dalszych prac. Tak jak obiecaliśmy, pierwsze usprawnienia w Aplikacji Podatnika będą dostępne już w kwietniu. Zamierzamy zmienić opisy niektórych pól, aby były bardziej czytelne dla użytkowników oraz uprościć możliwość zgłaszania faktur „scamowych”. Od 1 kwietnia br. wchodzą w życie przepisy umożliwiające dobrowolne wystawianie faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA w KSeF. Taka funkcjonalność także będzie dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF – powiedział Marcin Łoboda, wiceminister finansów, szef Krajowej Administracji Skarbowej.

Gdzie szukać wsparcia

Ministerstwo Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców, prowadzą szerokie działania wspierające wdrażanie i obsługę KSeF. Jednym z kluczowych elementów tego wsparcia jest infolinia KAS, która działa nieprzerwanie i jest dostępna dla przedsiębiorców przez całą dobę. Konsultanci udzielają zarówno pomocy merytorycznej, jak i technicznej związanej z funkcjonowaniem systemu. Dane kontaktowe oraz szczegółowe informacje dostępne są na stronie: https://www.podatki.gov.pl/skontaktuj-sie-z-nami/telefon-do-konsultanta-krajowej-administracji-skarbowej/
Dodatkowo przedsiębiorcy mogą skorzystać z formularza kontaktowego dostępnego pod adresem https://ksef.podatki.gov.pl/formularz/ oraz umówić wizytę w urzędzie skarbowym. Pracownicy urzędów udzielają niezbędnych informacji i pomagają w nauce obsługi systemu. W całej Polsce funkcjonują także specjalne stanowiska komputerowe, na których podatnicy mogą m.in. sprawdzić, jak odebrać i wystawić fakturę w KSeF przy użyciu bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów.

Od 2 marca 2026 r., w ramach kontynuacji działań edukacyjnych, Ministerstwo Finansów uruchomiło nowy cykl szkoleń dla przedstawicieli wybranych branż pod nazwą „KSeF – szkolenia dla branży”. Celem spotkań jest przekazanie przedsiębiorcom z różnych sektorów kluczowych informacji o systemie. Szkolenia odbywają się zarówno stacjonarnie, jak i online. Przedsiębiorcy mają także dostęp do szerokiego pakietu materiałów informacyjnych i instruktażowych dotyczących korzystania z KSeF. Więcej informacji na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/