Koncert, festyn, piknik? Sprawdź, czy musisz zgłosić wydarzenie w Wodzisławiu

Zgłoszenie wydarzenia to jeden z podstawowych kroków, o których należy pamiętać przed organizacją imprezy dostępnej dla mieszkańców i innych użytkowników miejskiej przestrzeni. Procedura pozwala urzędowi oraz służbom odpowiedzialnym za bezpieczeństwo uzyskać informacje o planowanym wydarzeniu i odpowiednio przygotować się do jego przebiegu.

Kogo dotyczy zgłoszenie?

Zgłoszenia powinien dokonać organizator wydarzenia – zarówno osoba fizyczna, jak i osoba prawna – jeżeli planowane przedsięwzięcie odbywa się na terenie Wodzisławia Śląskiego, a przewidywana liczba uczestników nie przekracza 999 osób. Dotyczy to między innymi koncertów, festynów, pikników, warsztatów czy innych wydarzeń organizowanych w przestrzeni, z której korzystają mieszkańcy miasta.

Warto pamiętać, że zgłoszenie wydarzenia nie oznacza automatycznie, że jest ono imprezą masową. Procedura dotyczy również przedsięwzięć, które nie podlegają przepisom dotyczącym imprez masowych.

Zgłoszenie najpóźniej 30 dni przed wydarzeniem

Organizator powinien dostarczyć zgłoszenie najpóźniej 30 dni przed planowanym terminem wydarzenia. Wcześniejsze dopełnienie formalności pozwala na przeprowadzenie niezbędnej procedury oraz przekazanie informacji właściwym służbom.

Przy planowaniu imprezy warto więc uwzględnić ten termin już na etapie ustalania jej daty. Pozostawienie formalności na ostatnią chwilę może bowiem utrudnić sprawną organizację wydarzenia.

Jakie dokumenty trzeba przygotować?

Procedura nie wymaga rozbudowanego zestawu dokumentów. Do zgłoszenia należy dołączyć:

• wypełniony formularz zgłoszenia,
• zgodę właściciela terenu lub obiektu, na którym odbędzie się wydarzenie.

Organizator powinien zadbać o kompletność dokumentacji, aby zgłoszenie mogło zostać sprawnie zarejestrowane i przekazane dalej.

Gdzie można złożyć zgłoszenie?

Dokumenty można dostarczyć do Urzędu Miasta Wodzisławia Śląskiego na kilka sposobów.

Zgłoszenie można złożyć osobiście w Biurze Obsługi Klienta Urzędu Miasta przy ul. Bogumińskiej 4B. Możliwe jest również przesłanie dokumentów drogą elektroniczną na adres kancelarii Urzędu Miasta: kancelaria@wodzislaw-slaski.pl.

Organizatorzy mogą skorzystać także z systemu e-Doręczeń.

Po zarejestrowaniu zgłoszenia urząd przekazuje informacje o planowanym wydarzeniu między innymi Policji, Państwowej Straży Pożarnej, Straży Miejskiej oraz szpitalowi. Dzięki temu służby mogą wiedzieć, gdzie i kiedy odbędzie się wydarzenie oraz odpowiednio uwzględnić je w swojej organizacji pracy.

Zgłoszenie nic nie kosztuje

Dla organizatora istotne jest również to, że samo zgłoszenie wydarzenia oraz jego rozpatrzenie są bezpłatne.

Potwierdzenie zgłoszenia organizator powinien otrzymać niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od wszczęcia postępowania.

Warto zatem pamiętać o formalnościach odpowiednio wcześniej. Zgłoszenie wydarzenia jest prostą czynnością, a jednocześnie pozwala uporządkować kwestie związane z jego organizacją i bezpieczeństwem uczestników.

Gdzie uzyskać dodatkowe informacje?

Osoby planujące wydarzenie, które mają pytania dotyczące procedury, mogą skontaktować się z Biurem Kultury i Promocji Urzędu Miasta Wodzisławia Śląskiego.

Informacje można uzyskać mailowo pod adresami n.panic@wodzislaw-slaski.pl oraz k.makulska@wodzislaw-slaski.pl, a także telefonicznie pod numerem 32 45 90 579.

Przed rozpoczęciem przygotowań do koncertu, festynu, pikniku czy innego wydarzenia w miejskiej przestrzeni warto więc sprawdzić wymagania i z odpowiednim wyprzedzeniem dopełnić formalności.